VERI*FACTU: lo que debes saber sobre el nuevo sistema de facturación electrónica

Durante los últimos meses se ha generado una gran controversia en relación con VERI*FACTU y sobre qué autónomos, empresas o entidades están realmente obligados a utilizar este nuevo sistema impulsado por Hacienda. La falta de información clara ha provocado confusión y cierta alarma innecesaria. Por ello, desde JurisRed queremos hacer algunas aclaraciones fundamentales: explicar qué es VERI*FACTU, quién debe aplicarlo y quién no, con una idea clave en mente. Aunque no afecta hoy a todos los contribuyentes, todo apunta a que este modelo tiene vocación de convertirse en el futuro sistema de facturación generalizado.

¿Qué es VERI*FACTU?

VERI*FACTU, es el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023 que desarrolla el mandato de la Ley 11/2021, conocida como Ley antifraude. Su finalidad es fijar las reglas que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados por empresarios y profesionales para expedir facturas, de manera que la información generada por esos sistemas sea fiable a efectos tributarios.​

Este reglamento no entra a decir cómo debe ser una factura en cuanto a su formato o contenido (eso ya lo regulan otras normas de facturación), sino que se centra en el comportamiento técnico del software: cómo se capturan los datos, cómo se almacenan, cómo se procesan y cómo se registran. El objetivo es que cada factura que se expida quede registrada de forma íntegra, trazable e inalterable, evitando que se puedan borrar, modificar sin rastro o mantener una “doble caja” o doble contabilidad paralela.​

En la práctica, esto significa que los programas de facturación deberán incorporar controles y registros internos que impidan la manipulación de los datos y que permitan reconstruir la secuencia de facturas emitidas, así como las operaciones que se han realizado sobre ellas. De este modo, la Agencia Tributaria busca asegurar que la información que llega a la Administración —ya sea mediante libros registro, modelos tributarios, sistemas de envío de registros VERI*FACTU o a través de herramientas propias como la Aplicación de facturación de la AEAT  — refleje fielmente la actividad económica real del contribuyente.

¿Quién está obligado a usarlo?

Todos los empresarios y profesionales, ya sean personas físicas (autónomos) o jurídicas (sociedades), que utilicen cualquier sistema o programa informático para emitir sus facturas están obligados a cumplir con el reglamento VERI*FACTU, siempre que no se encuentren en alguna de las excepciones previstas. Las principales excepciones que excluyen de esta obligación son:

• Los que facturan exclusivamente de forma manual sin ayuda de software.
• Los que están sujetos, de forma obligatoria o voluntaria, al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA.
• Los que tienen domicilio fiscal en los Territorios Históricos del País Vasco o en la Comunidad Foral de Navarra
• Los que disponen una de una resolución administrativa que conceda una exención.

Además, como consecuencia de la reciente modificación de la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 por parte del Real Decreto‑ley 15/2025, la exigibilidad efectiva de estas obligaciones se ha pospuesto: hasta el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y hasta el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Este aplazamiento responde a la necesidad de dar más margen de adaptación tanto a empresas y profesionales como a la propia Administración.

¿Qué se entiende por factura manual o sin ayuda de software?

Según la Agencia Tributaria y lo establecido en el Real Decreto 1007/2023 (RRSIF, reglamento VERI*FACTU), se considera facturación manual o sin ayuda de software aquella que se realiza sin utilizar un sistema informático de facturación (SIF). Es decir, cuando la empresa o el profesional emite sus facturas por medios físicos o con herramientas informáticas básicas que no procesan ni generan resultados derivados de la información de facturación. En la práctica, esto incluye:

• Facturas emitidas a mano en talonarios.
• Facturas realizadas con Word o Excel utilizados únicamente para:
  • Introducir los datos de la factura.
  • Imprimir y expedir la factura.
  • Conservar la información básica de facturación.

Por el contrario, si se utilizan procesadores de texto, hojas de cálculo u otros programas para procesar automáticamente la información de facturación —como generar libros de IVA, contabilidad, estadísticas o cualquier otro resultado fiscal o contable—, ese sistema sí se considera un SIF y debe cumplir los requisitos del Reglamento VERI*FACTU.

Conclusión final

Conforme todo lo cual en palabras de la AEAT a consulta realizada por Jurisred:

«Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

Le corresponderá al contribuyente verificar si el conjunto de medios que utiliza cumplen las funciones antes enumeradas y por tanto pueden considerarse o no sistema informático de facturación. En caso afirmativo si que habría que aplicar el RRSIF.

La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.»

En conclusión, el uso de Word o Excel no obliga a cumplir con VERI*FACTU si se emplean únicamente para introducir, imprimir o conservar las facturas. Se considera que, en estos casos, las facturas se gestionan de manera equivalente a la facturación manual.

La clave está en cómo se procesa la información: un programa ofimático solo se convierte en un sistema de facturación sujeto al reglamento cuando recoge y utiliza los datos de manera que permita generar directamente libros de IVA, IRPF, contabilidad u otros registros fiscales, sin necesidad de realizar cálculos o registros manuales posteriores.

Además, es fundamental tener en cuenta que la carga de la prueba recae sobre el contribuyente. Esto significa que deberás poder demostrar, en caso de inspección, que tu sistema no procesa automáticamente la información para cumplir obligaciones tributarias y que, por tanto, no está sujeto a VERI*FACTU. Contar con esta evidencia desde el inicio evitará posibles sanciones o “sustos” cuando la inspección comience a revisar el cumplimiento del reglamento tras su entrada en vigor.

EN RESUMEN: registrar o imprimir datos con Word o Excel no es suficiente; el software de ofimática debe procesarlos automáticamente para que VERI*FACTU, sea aplicable, y sobre todo tener en cuenta que debes poder demostrar esta situación frente a Hacienda.